Büroumzug in der Märkischen Schweiz

Aktenlast und Gefälle sind hier ein Rechenproblem

Eine gefüllte Aktenkiste wiegt rund zwanzig Kilogramm, und in einem kleinen Büro stehen schnell vierzig davon. Das sind achthundert Kilo, die vom Schreibtisch zum Fahrzeug müssen. In der Ebene ist das eine Frage von Rollcontainern. In Buckow (Märkische Schweiz) ist es eine Frage der Strecke.

Unsere Messung des Ortsstraßennetzes ergab 71,3 Meter Höhenunterschied und vier Straßen über hundert Meter Länge mit neun bis zehn Prozent mittlerem Gefälle. Dazu 13,9 Prozent historisches Pflaster. Ein Rollcontainer mit vier Aktenkisten ist auf diesem Untergrund nicht zu führen, und bergab ist er gefährlich.

Wir lösen das mit zwei Halten statt mit einem. Ein Fahrzeug steht oben an der Straße quer zur Neigung, zwei Kräfte arbeiten in der Etage, zwei auf dem Weg. Getragen wird in kurzen Abschnitten mit Wechsel, nicht in einem Zug. Das kostet eine Stunde mehr als in der Ebene, und diese Stunde steht im Angebot, damit sie nicht am Umzugstag auffällt.

Der Platzplan ist der halbe Auftrag

Vor dem Umzug gehen wir mit Ihnen durch die neuen Räume und vergeben Nummern: Raum, Arbeitsplatz, Schrankfach. Dieselben Nummern kommen auf die Kisten und auf jedes Möbelstück. Wer am Zielort auspackt, muss dann nicht raten, und niemand trägt eine Kiste zweimal.

Für Akten gilt eine eigene Regel. Ordner werden nicht aus dem Regal gelöst und in Kartons geschüttet, sondern in der Reihenfolge in Kisten gestellt, in der sie standen. Jede Kiste bekommt Anfang und Ende vermerkt. Am Zielort gehen sie in derselben Folge zurück ins Regal. Das ist langsamer beim Packen und spart hinterher Tage.

Technik: abklemmen, beschriften, anschließen

Bevor wir einen Kabelstrang lösen, wird fotografiert. Jeder Stecker bekommt einen Aufkleber mit derselben Nummer wie die Buchse, Monitore und Rechner werden einem Arbeitsplatz zugeordnet, nicht einem Stapel. Am Ziel wird nach dem Foto wieder aufgebaut und jeder Platz einmal eingeschaltet, bevor wir gehen.

Was wir nicht anfassen: Arbeiten an der festen Elektroinstallation, am Netzwerk hinter der Dose und an Geräten, für die ein Fachbetrieb vorgeschrieben ist. Server und medizinische Geräte bauen wir nur ab und auf, wenn Ihr eigener Dienstleister dabei ist oder es ausdrücklich freigegeben hat. Diese Grenze nennen wir vorher, nicht hinterher.

Wie der Termin gelegt wird

Drei Wege, die sich bewährt haben

• Abteilung für Abteilung: Ein Raum zieht, der Rest arbeitet weiter. Dauert länger, unterbricht aber nirgends ganz.
• Archiv zuerst: Was selten gebraucht wird, geht Tage vorher. Am Umzugstag bleibt nur, was im Betrieb steht.
• Technik zuletzt: Mobiliar und Akten am ersten Tag, Rechner und Monitore am zweiten Morgen. Dann ist der Betrieb nur einen halben Tag ohne Arbeitsplatz.

Wir arbeiten Montag bis Freitag, 09:00 bis 18:00 Uhr. Eine Verlegung muss also in diese Zeit passen, und das geht, wenn sie in Etappen läuft statt an einem Stück.

Was es kostet

Büroumzüge rechnen wir nach Stunden, weil die Menge an Akten und die Zahl der Arbeitsplätze von Betrieb zu Betrieb kaum vergleichbar sind. Der große Wagen mit Ladebordwand liegt bei ab 42 € je Stunde, mit zwei Kräften bei ab 52 € je Stunde, eine Montagekraft für Schreibtische und Regale bei ab 29 € je Stunde. Mindestabnahme sind zwei Stunden.

Steht die Stückliste nach der Begehung fest, nennen wir auf Wunsch einen Festpreis für den gesamten Umzug. Die Begehung selbst kostet nichts. In der näheren Umgebung ist die Anfahrt mit drin. Liegt eine Adresse weiter weg im Landkreis, erfahren Sie den Aufschlag vor der Zusage.

Kommen Posten hinzu, etwa die Entsorgung alter Büromöbel nach Kubikmetern mit ab 36 €, stehen sie einzeln im Angebot. Jede Leistung neben der reinen Arbeitszeit wird vorab benannt und beziffert. Die Rechnung bleibt bei den Posten, die Sie gesehen haben.

Was wir von Ihnen brauchen

• Zahl der Arbeitsplätze und laufende Meter Aktenregal
• Beide Anschriften mit Etage, Treppenbreite und Angabe, ob es einen Aufzug gibt
• Wo ein Fahrzeug an beiden Adressen stehen kann und wie weit es von dort zur Tür ist
• Welche Geräte nur von einem Fachbetrieb bewegt werden dürfen
• Ein Ansprechpartner je Standort, der am Umzugstag entscheiden darf
• Der frühestmögliche und der spätestmögliche Termin, damit wir Spielraum haben

Je genauer diese Angaben sind, desto kürzer ist die Unterbrechung.